Missions administratives et comptables
Les tâches comptables d’un secrétariat juridique sont généralement axées sur la gestion quotidienne et le suivi financier de base, plutôt que sur de la comptabilité pure et complexe (qui est souvent gérée par un expert-comptable dédié). Ces missions visent principalement à assurer la fluidité financière du cabinet/service et à préparer le terrain pour les professionnels de la comptabilité. Voici les principales tâches comptables :
1. Facturation et honoraires
Préparation et émission des factures
Assurer la répartition correcte des honoraires entre les différents avocats ou juristes au sein d’une même structure, si nécessaire.
Ventilation des honoraires
Enregistrement des paiements clients et relance pour les factures impayées.
2. Gestion des encaissements et décaissements
Suivi des paiements clients
Enregistrement des règlements reçus (chèques, virements, carte bancaire) dans le système comptable.
Relances d’impayés
Gestion des premières relances auprès des clients dont les factures sont en retard de paiement.
Gestion des fournisseurs
Enregistrement des factures fournisseurs et préparation de leurs règlements (loyer, assurances, fournitures, frais d’huissiers, etc.).
3. Suivi des frais et débours
Enregistrement des débours
Saisie précise de toutes les dépenses engagées pour le compte des clients (timbres fiscaux, frais de greffe, frais de déplacement, frais de publication légale, etc.) pour qu’elles soient refacturées.
Notes de frais
Collecte, vérification et enregistrement des notes de frais des juristes ou avocats.
4. Comptabilité de base et liaisons externes
Tenue des journaux de caisse/banque
Enregistrement chronologique des opérations bancaires quotidiennes.
Rapprochement bancaire simple
Vérification de la concordance entre les relevés bancaires et les écritures comptables internes.
Préparation pour l’expert-comptable
Organisation et transmission de l’ensemble des pièces comptables (factures, relevés, justificatifs) à l’expert-comptable ou au service financier de l’entreprise pour l’établissement du bilan et des déclarations fiscales.
5. Spécificités Notariales
Dans un office notarial, il existe une tâche comptable spécifique et très réglementée :
Gestion des comptes clients (comptes de tiers)
Suivi rigoureux des fonds déposés par les clients (séquestres pour les ventes immobilières, provisions pour frais d’actes) qui sont gérés sur un compte bancaire dédié et contrôlé par les instances professionnelles.