Comment fonctionne la collaboration avec un secrétariat juridique externalisé ?

La collaboration avec un secrétariat juridique externalisé est conçue pour être fluide, efficace et sécurisée, s’intégrant au fonctionnement interne du client grâce aux outils numériques et à des processus bien définis.

Voici comment elle fonctionne généralement, étape par étape :

1. Définition des besoins et contractualisation

• Évaluation des besoins : Le client (cabinet d’avocats, notaire, entreprise) identifie les tâches spécifiques qu’il souhaite déléguer (gestion des appels, frappe d’actes, suivi des délais, archivage, etc.).
• Mise en place d’un contrat de prestation : Un contrat est établi, précisant les missions, les horaires d’intervention, les tarifs, et surtout, les clauses strictes de confidentialité et de sécurité des données, conformément au RGPD et au secret professionnel.
• Désignation d’un interlocuteur dédié : Souvent, un assistant juridique spécifique est affecté au client pour assurer un suivi personnalisé et une connaissance approfondie de ses dossiers. 

2. Intégration des outils et des processus

• Partage des accès : Le secrétariat externalisé accède aux outils nécessaires :
  • Logiciels métiers : Accès sécurisé aux logiciels de gestion de cabinet (Clio, PolyOffice, etc.) ou aux plateformes institutionnelles (RPVA, Télérecours).
  • Outils de communication : Utilisation de plateformes partagées (Teams, Slack, Zoom, e-mail professionnel) pour les échanges instantanés et les réunions virtuelles.
  • Espaces de stockage partagés : Utilisation de GED (Gestion Électronique des Documents) ou de serveurs sécurisés pour le partage et l’archivage des documents.
• Alignement sur les méthodes de travail : Le secrétariat s’adapte aux méthodes, aux modèles de documents et aux procédures spécifiques du client pour garantir une cohérence parfaite. 

3. Exécution et suivi des tâches

• Transmission des demandes : Les demandes de travail sont transmises via des canaux définis : e-mail, plateforme de gestion de projet, ou simplement par téléphone. Pour la frappe, l’utilisation de la dictée numérique est très courante.
• Traitement et réalisation : L’assistant juridique externalisé traite les demandes dans les délais convenus. Par exemple, il peut :
  • Prendre un appel au nom du cabinet et le transférer ou prendre un message.
  • Rédiger un projet d’acte à partir de notes orales.
  • Mettre à jour l’agenda partagé.
• Contrôle et validation : Le travail effectué est soumis au professionnel du droit pour validation, garantissant le contrôle de la qualité. 

4. Communication et contrôle continus

• Points réguliers : Des points d’étape hebdomadaires ou bimensuels sont souvent mis en place pour faire le bilan, ajuster les priorités et maintenir une communication transparente.
• Indicateurs de performance : Le suivi de la qualité des prestations, des délais de réalisation et des coûts est assuré pour garantir la satisfaction du client. 

En assurant une intégration transparente via les outils numériques et une communication rigoureuse, la collaboration avec un secrétariat juridique externalisé se déroule de manière fluide et sécurisée.